Как зарегистрироваться работодателем для PAYE в Великобритании

Как только вы начинаете платить людям — нанимаете сотрудников или платите зарплату себе как директору компании, — вы становитесь работодателем в глазах HMRC и обязаны вести учёт через систему PAYE. Для этого сначала нужно зарегистрироваться работодателем и получить номер PAYE (employer PAYE reference).

Когда регистрироваться?

Зарегистрироваться нужно до первой выплаты зарплаты — именно тогда вам выдадут номер работодателя PAYE. При этом подать заявку раньше чем за два месяца до начала выплат нельзя: регистрация открывается в окне до двух месяцев перед первой зарплатой. Не откладывайте на последний день: номер приходит письмом, и на это нужно время.

Кому обязательно регистрироваться?

Регистрация требуется, когда вы начинаете нанимать сотрудников или привлекаете субподрядчиков в строительстве. Она нужна и в случае, когда единственный ваш «сотрудник» — это вы сами: например, если вы единственный директор компании с ограниченной ответственностью и платите себе зарплату. Большинство компаний, где от одного до девяти директоров, могут зарегистрироваться онлайн; для других форм бизнеса предусмотрен отдельный порядок.

Что делать, если платить пора, а номера ещё нет?

Такое бывает, если регистрация затянулась. Выход есть: проведите выплату через расчёт зарплаты, сохраните полную копию отчёта о выплате (full payment submission) и, как только номер появится, отправьте в HMRC запоздавший отчёт (late full payment submission). Так вы не нарушите порядок и не задержите сотруднику зарплату.

Что дальше после регистрации?

С номером PAYE вы ведёте расчёт зарплаты: при каждой выплате удерживаете подоходный налог и взносы national insurance и отчитываетесь перед HMRC в реальном времени. Нужно выдавать сотрудникам расчётные листки, хранить записи и вовремя перечислять удержанное. Для малого бизнеса удобнее всего пользоваться подходящей программой расчёта зарплаты или услугами бухгалтера, чтобы не пропускать сроки и отчётность.

Всегда ли нужно вести PAYE?

Не в каждом случае. Если вы платите сотруднику совсем немного — ниже установленного порога (Lower Earnings Limit), — и при этом у него нет другой работы и он не получает пенсию, формально регистрироваться и вести PAYE может быть не нужно. Но даже тогда закон требует вести учёт выплат и хранить записи. Как только выплаты достигают порога или у работника появляется вторая работа, обязанности по PAYE возникают. Актуальные пороги и точные условия удобнее всего проверять на GOV.UK, поскольку они пересматриваются год от года. Если сомневаетесь, нужно ли вам регистрироваться, безопаснее уточнить это заранее: за несвоевременную отчётность по PAYE и просрочку платежей HMRC начисляет штрафы, и исправлять задним числом всегда сложнее, чем сделать вовремя. Отдельно отметим: регистрация работодателя и регистрация компании или самозанятости — это разные процедуры, и одна не заменяет другую, поэтому проверьте, что у вас оформлено и то и другое.